POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS DE KHIPU

1. INTRODUCCIÓN

GAA SOLUTIONS S.A.C. (en adelante, “Proveedor”), con RUC N° 20613614843 y domicilio en Calle Francisco Valle Riestra 880, en el distrito de San Isidro en la ciudad de Lima – Perú, está comprometido con la protección de su privacidad y datos personales. Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos, recopilamos, utilizamos, divulgamos, transferimos y almacenamos su información personal al utilizar nuestros servicios, incluida nuestra plataforma web (SAAS) para gestión de gastos empresariales y demás servicios tecnológicos que ofrecemos, de acuerdo a la Ley N° 29733, su reglamento, y demás normas sustitutorias o conexas (en adelante, las “Normas de Datos Personales”).

El Proveedor actuará como Encargado de Tratamiento de Datos Personales cuando como consecuencia de los Servicios prestados a sus clientes, realiza el tratamiento de datos personales de Titulares de Datos Personales (en adelante, “Titulares”). Cuando el Proveedor realice el tratamiento directo de datos personales de los Titulares, el Proveedor actuará como Titular del Banco de Datos Personales.

A través de la aceptación de esta Política de Privacidad, usted otorga su consentimiento, libre, previo, informado, expreso e inequívoco al tratamiento de sus datos personales, en las condiciones aquí expuestas.

2. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

2.1. Información recopilada:

Para utilizar nuestros servicios, recopilamos determinados datos de carácter personal que usted nos proporciona directamente o a través de terceros, incluyendo:

• Información de identificación personal (nombre, correo electrónico).
• Información de la empresa (razón social, RUC).
• Credenciales de acceso a su cuenta (correo electrónico).
• Información sobre empleados o representantes autorizados (nombre, correo electrónico, cargo, rol de rendidor, aprobador o administrador).
• Información contenida en reportes de gastos y otros documentos que usted cargue o genere en nuestra plataforma.
• Información de ubicación geográfica (geolocalización), únicamente cuando usted decide registrar un gasto por kilometraje mediante trazado de ruta (punto de origen a destino) o mediante seguimiento en tiempo real durante el trayecto. El otorgamiento de este permiso es indispensable para utilizar dichas modalidades de registro de gastos; si no lo otorga, podrá registrar sus gastos por otros medios disponibles en la plataforma.

2.2. Información recopilada automáticamente:

También recopilamos automáticamente cierta información cuando utiliza nuestros servicios:

• Datos de uso y rendimiento del servicio.
• Información del dispositivo (dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo).
• Cookies y tecnologías similares.
• Registros de acceso y actividad en la plataforma.
• Datos estadísticos sobre el funcionamiento y uso del Servicio.
• Reportes de errores, fallos y diagnósticos técnicos de la aplicación (crash logs), que pueden incluir información del dispositivo, registros de actividad e identificadores del usuario asociados al evento.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Sus datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Proporcionar, mantener y mejorar nuestros servicios.
• Procesar transacciones y gestionar su cuenta.
• Autenticar su acceso a la plataforma.
• Atender sus consultas y brindarle soporte técnico.
• Enviarle comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Cumplir con nuestras obligaciones contractuales.
• Proteger la seguridad e integridad de nuestra plataforma.
• Realizar análisis estadísticos y de mejora del servicio.
• Cumplir con requisitos legales y reglamentarios.
• Proporcionar al cliente acceso a ofertas especiales de productos y promociones.
• Calcular la distancia recorrida y procesar los gastos por kilometraje reportados por el usuario a través de trazado de ruta o seguimiento de ubicación en tiempo real.

Se utilizan los servicios de empresas que implican decisiones automatizadas o sin intervención humana, para la finalidad de Reconocimiento Óptico de Caracteres, desglose de información de un documento y su interpretación, almacenar datos en la nube, y recuperar tasas de cambio.

4. BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO

Tratamos sus datos personales en base a las siguientes bases legales:

• La ejecución del contrato de servicios entre usted y el Proveedor.
• El consentimiento que usted nos ha otorgado aceptando la presente Política.
• El cumplimiento de obligaciones legales que nos corresponden.

5. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD

5.1. Medidas de seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales contra el procesamiento no autorizado o ilegal, así como contra la pérdida, destrucción o daño accidental. Con el fin salvaguardar los derechos de los Titulares, el Proveedor establece medidas de seguridad que incluyen un documento de seguridad, designación de un Oficial de Protección de Datos Personales (OPD) y un protocolo de incidentes de seguridad.

La información transmitida entre su dispositivo y nuestros servidores, así como hacia nuestro proveedor de mapas, se realiza mediante protocolos de cifrado en tránsito (TLS/HTTPS). Las credenciales de acceso (tokens) se almacenan de forma cifrada en el dispositivo.

5.2. Confidencialidad

Mantenemos la confidencialidad de su información y limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, contratistas y terceros que necesitan conocer dicha información para procesar los datos en nuestro nombre, de acuerdo con las Normas de Datos Personales.

6. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE DATOS

Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, incluido el cumplimiento de requisitos legales, fiscales o de información.

Conservación tras la terminación. Concluida la relación contractual, el Cliente dispone de un plazo de noventa (90) días calendario para exportar su información desde la Plataforma. Vencido dicho plazo, el Proveedor eliminará los datos almacenados durante la vigencia, salvo aquellos que deba conservar por mandato legal, tributario o contable, los que se conservarán únicamente por el plazo exigido por la norma aplicable y con acceso restringido. La eliminación de las copias residuales en los respaldos automáticos se produce al vencer el ciclo de retención de respaldos vigente. El Cliente puede solicitar la eliminación anticipada en cualquier momento.

En el caso de la información de ubicación geográfica asociada a un gasto por kilometraje, si el gasto no llega a registrarse o enviarse por el usuario, dicha información de ubicación es eliminada.

7. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

7.1. Transferencia de datos personales a terceros

No compartimos su información personal con terceros, excepto en las siguientes circunstancias:

• Cuando contamos con su consentimiento expreso.
• Con proveedores de servicios que nos ayudan a prestar nuestros servicios.
• Cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal.
• En caso de reorganización, fusión, venta o transferencia de nuestro negocio.

Khipu se apoya en proveedores especializados para funciones específicas del servicio. Cada uno trata únicamente los datos necesarios para la función que presta:

El detalle nominal de proveedores está disponible para clientes corporativos que lo soliciten, como anexo a la Política de Seguridad de la Información de Khipu.

7.2. Análisis estadísticos

El Proveedor podrá hacer públicos los análisis para la implementación del Servicio; no obstante, los análisis del servicio no incorporarán detalle alguno de los datos personales de los Titulares o información que de alguna manera pueda servir para identificar al Usuario.

7.3. Transferencia internacional de datos

Los datos personales tratados a través de la plataforma Khipu se almacenan y procesan en la infraestructura de Google Cloud Platform, en la región us-central1 (Estados Unidos de América). Esto implica una transferencia internacional de datos personales fuera del territorio peruano.

Dicha transferencia se realiza al amparo de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento, sobre la base de la ejecución de la relación contractual con el titular o con la empresa que lo autoriza, y bajo un acuerdo de tratamiento de datos (Data Processing Agreement) suscrito con el proveedor de infraestructura, que incorpora obligaciones de confidencialidad, medidas de seguridad y notificación de incidentes.

Adicionalmente, determinados proveedores que participan en funciones específicas del servicio —envío de correo transaccional, notificaciones push a dispositivos móviles, extracción de datos de comprobantes, geolocalización, soporte al usuario y observabilidad— pueden tratar datos desde los Estados Unidos de América.

En todos los casos, Khipu mantiene con dichos proveedores, en lo aplicable: un acuerdo de tratamiento de datos; compromisos de confidencialidad sobre la información de nuestros clientes; la prohibición expresa de utilizar dicha información para el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial; y cláusulas de notificación de incidentes de seguridad.

El titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición escribiendo a soporte@khipu.pe.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

Los Titulares cuentan con los derechos que le ha conferido la Constitución y las Normas de Datos Personales, como los de información, acceso, actualizar, cancelar, oponerse, inclusión, tratamiento objetivo, portabilidad, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales suministrados.

El ejercicio de los derechos se lleva a cabo mediante solicitud dirigida al Proveedor, la misma que debe contener:

• Nombres y apellidos del Titular y acreditación de estos
• Petición concreta que da lugar a la solicitud
• Domicilio o dirección electrónica para notificaciones
• Fecha y firma del solicitante
• Documentos que sustenten la petición, de ser el caso

9. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Utilizamos cookies y tecnologías similares para mejorar su experiencia y analizar el tráfico. Puede gestionar sus preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador. Cualquier tratamiento de datos personales que se realice a partir de cookies estará en cumplimiento con la presente Política y las Normas de Datos Personales.

10. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Le notificaremos sobre cambios materiales mediante un aviso destacado en nuestro sitio web o enviándole un correo electrónico directamente.

11. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes peruanas, específicamente por las Normas de Datos personales. Cualquier controversia relacionada con esta Política de Privacidad estará sujeta a la jurisdicción y competencia exclusiva de los jueces y tribunales de la corte superior de justicia de Lima.